Wstęp.

Z dniem 25 maja 2018 r. weszło w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, w skrócie określane jako RODO.

RODO będzie obowiązywać we wszystkich krajach Unii Europejskiej, we wszystkich w tym samym zakresie. Rozporządzenie wprowadza zmiany w zasadach przetwarzania danych osobowych, które będą miały wpływ na wiele dziedzin życia, w tym na korzystanie z usług internetowych, w tym strony firmowej zamieszczonej pod internetowym adresem www.arlan.pl

Ustawodawca unijny, biorąc pod uwagę bardzo szybki współczesny rozwój technologiczny, wskazał we wspomnianym powyżej rozporządzeniu zaledwie w dużym uogólnieniu, że dane osobowe mają być przechowywane bezpiecznie, a to z kolei oznacza, że każdy przedsiębiorca musi we własnym zakresie zapewnić to bezpieczeństwo.

Zgodnie z RODO dane osobowe to „informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej”, w tym: imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane dotyczące lokalizacji, identyfikator internetowy (IP), jeden lub kilka szczegółowych cech określających tożsamość osoby fizycznej, m. in. cechy dotyczące fizyczności, fizjologii, genetyki, psychiki, sytuacji ekonomicznej, kulturowej lub społecznej danej osoby.

Zgodność z RODO

Prywatność naszych klientów, współpracowników (kooperantów), podwykonawców oraz pracowników ma dla nas ogromne znaczenie. W celu szczegółowego poinformowania naszych klientów/użytkowników, współpracowników (kooperantów), podwykonawców oraz pracowników publikujemy niniejszą Politykę Prywatności (skrót: PPA) firmy ARLAN Jolanta Małecka, zgodną z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, określanym jako RODO czyli zbiorem zasad stosowanych przy gromadzeniu i przetwarzaniu danych osobowych.

Zbieranie odbywa się, w zależności od przyjętej formy kontaktu, za świadomą zgodą klienta/użytkownika lub automatycznie (podczas korzystania z dostępnego serwisu internetowego, jednak dane te są bardzo ograniczone). Korzystając z serwisu internetowego ARLAN nasi klienci/użytkownicy akceptują zasady zawarte w niniejszej PPA.

Ze względu na fakt, iż firma ARLAN prowadzi działalność gospodarczą, to gromadzi i przetwarza dane osobowe. Dane te związane są wyłącznie i bezpośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą i służą wyłącznie do kontaktu z klientami, współpracownikami (kooperantami), podwykonawcami i pracownikami oraz do realizowania zamówień i usług, a także rozliczeń podatkowo-księgowych i prawidłowego wykonywania spraw kadrowych. Dane osobowe gromadzone przez firmę ARLAN, zarówno w postaci elektronicznej jak i w postaci drukowanej (papierowej) to: imię, nazwisko, adres zamieszkania lub adres zameldowania (o podaniu konkretnego adresu decyduje wyłącznie osoba fizyczna), numer telefonu kontaktowego, adres poczty elektronicznej email. W wyjątkowych sytuacjach ARLAN gromadzi i przetwarza numer PESEL podwykonawców, wyłącznie wówczas, gdy z danym podwykonawcą (jako osobą fizyczną) podpisywana jest umowa o dzieło lub umowa zlecenie. Podanie numeru PESEL nie dotyczy klientów firmy ARLAN, a wyłącznie osób fizycznych działających w charakterze podwykonawców lub pracowników tymczasowych, z którymi ARLAN zawiera umowę na realizację poszczególnych usług lub zamówień..

Podobnie jak nigdy dotychczas tak w dalszym ciągu dane osobowe nie są przedmiotem handlu, wymiany oraz nie są przesyłane żadnym podmiotom zewnętrznym. Wyjątkami są dwie firmy, z którymi ARLAN współpracuje, to: GROUPE WATERAIR S.A.S. z siedzibą we Francji 68580 Seppoi-le-Bas oraz Biuro Rachunkowe PROSPERO sp. z o.o. sp. k. z siedzibą w Toruniu, ul. Grudziądzka 110-114. W przypadku pierwszego przedsiębiorstwa dane te służą wyłącznie w celu prawidłowego realizowania zamówień i usług dla klientów ARLAN, zaś w przypadku drugiego przedsiębiorstwa służą wyłącznie do wykonywania prawidłowych rozliczeń księgowo-podatkowych firmy ARLAN w związku z jej współpracą z podwykonawcami, partnerami czy kooperantami oraz prawidłowego prowadzenia spraw kadrowych pracowników ARLAN.

Aktualnie firma ARLAN gromadzi dane zarówno w wersji elektronicznej, jak i w wersji drukowanej (papierowej). Dane osobowe w wersji elektronicznej przechowywane są w bezpiecznych systemach informatycznych, wyposażonych w hasła dostępu oraz w aktualizowane na bieżąco oprogramowanie antywirusowe i anty-szpiegowskie renomowanych producentów (Microsoft, Apple). Komputer główny, w którym są gromadzone i przetwarzane dane osobowe oraz dane gromadzone w postaci drukowanej (papierowej), przechowywany jest w pomieszczeniu zamykanym, zabezpieczonym przed włamaniem z zewnątrz, wyposażonym w system alarmowy oraz monitoring. Urządzenia mobilne, w których pracownicy ARLAN gromadzą i przetwarzają ograniczone dane osobowe klientów, współpracowników (kooperantów), podwykonawców oraz pracowników ARLAN są zabezpieczone hasłem oraz wyposażone w lokalizator, w przypadku kradzieży lub zgubienia. Oprogramowanie urządzeń mobilnych ARLAN, w przypadku ich kradzieży lub zgubienia umożliwia zdalne wymazanie ich zawartości, co powoduje, że dane osobowe klientów, współpracowników (kooperantów), podwykonawców oraz pracowników ARLAN są bezpieczne.

Niezależnie od zakresu i czasu przechowywania danych osobowych osób fizycznych będących klientami firmy ARLAN każda z tych osób miała i ma nadal prawo wglądu do własnych danych oraz ich uzupełnienia, zmiany lub żądania całkowitego ich usunięcia.

Gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych odbywa się:

• w momencie korzystania z elektronicznego formularza na naszej stronie internetowej Klient/Użytkownik jest proszony o podanie imienia i nazwiska, adresu poczty email oraz numeru telefonu kontaktowego,
• w momencie korzystania z naszego adresu email publikowanego na naszej stronie internetowej, w sytuacji gdy klient/użytkownik, współporacownik, podwykonawca chce wysłać zapytanie ofertowe lub uzyskać innego rodzaju informację jest proszony o podanie imienia i nazwiska, adresu email oraz numeru telefonu kontaktowego, które to dane są danymi podawanymi dobrowolnie,
• w momencie kontaktu bezpośredniego lub rozmowy telefonicznej, w sytuacji gdy klient/użytkownik kontaktuje się z nami chcąc uzyskać informację lub odpowiedź – jeśli informacja lub odpowiedź udzielona klientowi/użytkownikowi zostanie w innym czasie - również poprosimy o przekazanie nam danych osobowych (imię i nazwisko, adres poczty email, numer telefonu) celem potwierdzenia tożsamości i możliwości zwrotnego kontaktu; podanie tych danych nie jest obowiązkowe, lecz jest niezbędne do przekazania informacji lub udzielenia odpowiedzi, które stanowią obszar zainteresowania klienta/użytkownika,
• w momencie podpisywania zlecenia, umowy, porozumienia, etc. podanie danych osobowych klienta również jest wymagane, w przeciwnym wypadku ARLAN nie będzie w stanie podpisać umowy, a tym samym nie będzie realizował zlecenia czy usługi.

Podczas wizyty na naszej stronie internetowej, automatycznie zbierane są dane dotyczące wizyty, tj. adres IP klienta/użytkownika, typ przeglądarki, typ systemu operacyjnego, jednak dane te nie pozwalają na identyfikację klienta/użytkownika jako osoby fizycznej. 

Dane te gromadzone są wyłącznie w celu prawidłowego realizowania zamówień i usług dla klientów firmy oraz w celach właściwych rozliczeń księgowo-podatkowych, w związku z realizowanymi zamówieniami i usługami. Ponadto dane pracowników służą do prawidłowego prowadzenia spraw kadrowych. Nie służą natomiast żadnym innym celom.

Z danych osobowych klientów, współpracowników (kooperantów), pracowników i podwykonawców firma ARLAN korzysta: w czasie trwania umowy na realizację zamówienia lub usługi, zarówno umowy wiążącej klienta i ARLAN oraz umowy wiążącej ARLAN i podwykonawcę oraz ARLAN i pracownika, w czasie oczekiwania na realizację zobowiązań płatniczych, wynikających z umów, zleceń i innych dokumentów wiążących strony, w których jedną ze stron jest ARLAN, w sytuacji dochodzenia należności wynikających z umowy, zlecenia lub innego dokumentu wiążącego strony, w których jedną ze stron jest ARLAN, o ile należności te nie zostaną ARLAN uregulowane zgodnie z ustaleniami wynikającymi z umowy, zlecenia lub innego dokumentu, w trakcie trwania określonego zamówienia lub usługi oraz w trakcie rozpatrywania ewentualnych reklamacji związanych z zamówieniem lub usługą, przez czas w którym przepisy prawa nakazują przechowywanie danych, w tym danych podatkowych (m. in. faktur, rachunków), do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy wysyłaniu życzeń z okazji świąt oraz nowego roku – życzenia wysyłane są wyłącznie w wersji elektronicznej, za pomocą poczty elektronicznej email,

W każdym momencie klienci mogą zamówić w ARLAN dodatkowe usługi lub produkty. Jeżeli realizacja nowej usługi lub nowego zamówienia będzie wymagała podania dodatkowych danych osobowych, w sposób inny niż wymienione w niniejszym audycie, ARLAN poinformuje o tym klienta oczekując na wyrażenie zgody. W sytuacji, gdy klient nie wyrazi zgody na podanie dodatkowych danych osobowych usługa lub zamówienie nie zostaną zrealizowane.

ARLAN gwarantuje również wszystkim klientom, pracownikom, współpracownikom (kooperantom), kontrahentom i podwykonawcom:

- możliwość wystąpienia z wnioskiem o udostępnienie danych gromadzonych i przetwarzanych przez ARLAN oraz o kopię tych danych,

- możliwość sprostowania, poprawienia własnych danych osobowych,

- możliwość usunięcia danych przetwarzanych bezpodstawnie,

- możliwość ograniczenia przetwarzania danych osobowych, w określonym zakresie,

- dostęp do własnych danych osobowych gromadzonych i przetwarzanych przez ARLAN,

- możliwość przeniesienia danych do innego administratora danych, w zakresie określonym przez art. 20 RODO,

- możliwość trwałego usunięcia danych osobowych w częściowym lub pełnym zakresie, na każde żądanie zainteresowanej osoby, której danymi osobowymi ARLAN dysponuje; żądanie takie musi zostać przedstawione w formie pisemnej, za pośrednictwem poczty lub poczty elektronicznej email przez osobę, której konkretne dane osobowe dotyczą; oznacza to, że żadna osoba nie może żądać trwałego usunięcia danych osobowych osoby trzeciej, z wyjątkiem sytuacji dopuszczonych przez polskie prawo,

- prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, po skorzystaniu z którego ARLAN przestanie gromadzić i przetwarzać dane osoby, która z takim wnioskiem wystąpiła,

- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w sytuacji kiedy osoba fizyczna uzna, iż gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych przez ARLAN odbywa się z naruszeniem prawa.

Możliwości te ARLAN udostępnia klientom, pracownikom, współpracownikom (kooperantom), kontrahentom i podwykonawcom poprzez złożenie wniosku za pośrednictwem poczty, poczty elektronicznej email (wysłanej na adres: arlan@arlan.pl), za pośrednictwem rozmowy telefonicznej (przez kontakt na numer telefonu +48510200110) lub przez spotkanie bezpośrednie w siedzibie ARLAN, w Toruniu, przy ul. Wypoczynkowej 11, po wcześniejszym umówieniem się na spotkanie. Dla upewnienia się, że właściwe osoby, których administratorem danych osobowych jest ARLAN, chcą skorzystać z przysługujących uprawnień właściciel lub dyrektor ARLAN może poprosić te osoby, o podanie dodatkowych informacji pomagających w ich uwierzytelnieniu.

Powyższe możliwości wynikają bezpośrednio z przepisów prawa.

Pliki cookie:

Pliki cookie to krótkie informacje tekstowe, które serwis internetowy ARLAN zapisuje na dysku komputera lub w pamięci innych urządzeń mobilnych klienta/użytkownika. Pliki te pozwalają na przechowywanie i pobieranie informacji dotyczących sposobu poruszania się klienta/użytkownika po stronie internetowej oraz rozpoznawania użytkownika w zależności od tych informacji, ale nie umożliwiają one identyfikacji konkretnych osób. Pliki cookie nie wpływają na funkcjonowanie komputera lub innych urządzeń mobilnych, nie niszczą i nie uszkadzają systemów operacyjnych, aplikacji oraz przechowywanych pozostałych rodzajów plików.

Otrzymywane dane są ograniczone. Dotyczą one tylko liczby odwiedzanych stron, miejscowości, w której jest zlokalizowany adres IP, który łączy się ze stroną ARLAN, częstotliwości odwiedzin, czasu trwania odwiedzin, przeglądarki, operatora i typu terminala, z którego wykonywana jest wizyta na stronie. Dane takie jak imię, nazwisko użytkownika oraz adres pocztowy, z którego następuje połączenie nie są uzyskiwane.

Strona internetowa ARLAN może wykorzystywać pliki cookie oraz inne rozwiązania techniczne, dzięki którym w sposób automatyczny pozyskiwana jest wiedza o zachowaniach klienta/użytkownika strony podczas jej odwiedzin. Wiedza ta służy do oceny, które podstrony strony internetowej są chętniej odwiedzane przez klientów oraz do pozyskiwania informacji czy podczas wyświetlania stron nie nastąpiły informacje o błędach. Pliki cookie służą do tworzenia anonimowych statystyk, które z kolei pomagają zrozumieć w jaki sposób użytkownik korzysta ze strony internetowej ARLAN. Pliki cookie wykorzystywane są również do odczytywania i analizowania statystyk z serwisów Google AdWords czy Google Analytics. Wiedza ta wykorzystywana jest do poprawiania jakości, atrakcyjności i funkcjonalności oferty ARLAN prezentowanej w internecie.

Pliki cookie mogą być wykorzystywane i zamieszczane w komputerach oraz urządzeniach mobilnych klienta/użytkownika również przez współpracujących z ARLAN partnerów, kooperantów, podwykonawców. Akceptowanie plików cookie nie jest obowiązkowe, w związku z czym ARLAN informuje klienta/użytkownika o celu przechowywania i uzyskiwania dostępu do plików cookie oraz o możliwości określenia przez klienta/użytkownika warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do plików cookie za pomocą ustawień oprogramowania zainstalowanego w urządzeniu klienta/użytkownika. ARLAN zaznacza jednocześnie, że brak akceptacji niektórych plików cookie może spowodować niepoprawne działanie naszych serwisów internetowych na komputerach lub urządzeniach mobilnych klienta/użytkownika.

Jak nie otrzymywać plików cookie?

Jeśli klient/użytkownik nie chce otrzymywać plików cookie, powinien wybrać opcję automatycznego odrzucania cookie w zainstalowanej na swoim komputerze lub urządzeniu mobilnym przeglądarce internetowej.

ARLAN, zgodnie z obowiązkiem prawnym stosował i stosuje nadal administracyjne, techniczne i fizyczne środki ostrożności w celu ochrony danych osobowych klientów/użytkowników przed ich utratą, kradzieżą i niewłaściwym wykorzystaniem, ujawnieniem, nieautoryzowanymi modyfikacjami, przed zniszczeniem, a także przed dostępem do tych danych przez osoby niepowołane.

PPA nie dotyczy serwisów internetowych prowadzonych przez Partnerów Arlan, których dane kontaktowe lub linki zamieszczamy w naszych serwisach.

Zmiany Polityki Prywatności Arlan

ARLAN nieustannie pracuje nad podnoszeniem atrakcyjności, jakości i zakresu szeroko rozumianej oferty własnej, co może stać się przyczyną zmian zachodzących w naszych serwisach internetowych. W związku z tym może wystąpić konieczność modyfikacji PPA.

ARLAN będzie na bieżąco aktualizował i publikował aktualną PPA na stronach naszych serwisów internetowych.

W razie dodatkowych pytań dotyczących PPA, prosimy o kontakt za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres email: arlan@arlan.pl lub telefon: +48 510200110.

Politykę prywatności ARLAN przyjął i zatwierdził Jarosław Małecki, dyrektor firmy.

Arlan, ul. Wypoczynkowa 11, 87-100 Toruń
Stan aktualny na 26.05.2015